AksoDMS文檔管理系統圍繞GMP要求設計的文件體系，從起草、會審、審批、發布、生 效、修訂、增發、補發、打印、升版、復審、作廢、歸檔、借閱、銷毀等各個環節按照GMP要求控制，依據權限控制功能，實現審計和日志追蹤的文件全生命周期管理。能夠對文件的審批管理、版本控制、權限分配、日志追蹤有效 控制，方便易用，支持多方在線協同編輯文檔使合作更加流暢高效，同時也支持對文件分發與記錄收發臺 賬和平衡進行有效管理。
可通過建立文件關聯關系，當文件變更時相關文件將收到提醒實施確認，實現文件同步更新。通過定期回顧功能，定期提醒責任人對文件進行確認并更改，保證文件的適用性與有效性。支持紙質文件物理位置管理及電子版文件歸檔，針對到達保管期的檔案能夠提前提醒檔案管理員及時處理，支持員工在線借閱檔案，到達歸還期自動收回借閱權限，能完全避免檔案丟失、損壞情況發生，同時也大大提高檔案流通效率。DMS系統可以最大程度上確保文件管理工作符合法規要求，便捷、高效、可追溯。
目前制藥公司的文件管理規程一般會存在一些管理上的難題，例如操作規程可能會出現描述的內容未考慮與其他規程之間的銜接關系，對于某些流程的管理描述在不同的規程中出現信息不一致，在法規更新時，各個操作規程未同步更新而導致信息不對稱。
阿克索eGMP系統設計的理念是從工廠整體質量管理角度出發，將整個的文件系統設計為成一個閉合的球形網，單個文件不再是碎片的， 每一個文件都是這個網中非常重要的一個節點，通過這個節點，可以把它的上下游，橫向文件全部串聯起來，在系統管理中，一個節點的內容出現變化，相關聯的文件就會收到通知，讓這些文件的owner去做檢查和確認，這樣可以有效識別到各流程之間的矛盾點和缺失點，確保所有文件內容的一致性，不會讓執行人出現差錯和混淆。系統將這種關聯關系也是用最直觀關聯關系圖來進行呈現，讓大家一目了然就看到這張網中各個文件相互之間的關系，很直觀。
可以把文件的上下游，橫向文件全部串聯起來，在系統管理中，一個節點的內容出現變化，相關聯的文件
就會收到通知，讓這些文件的owner去做檢查和確認，這樣可以有效識別到各流程之間的矛盾點和缺失點，確保所有文件內容的一致性，不會讓執行人出現差錯和混淆。
支持文檔的在線協同編輯、在線批注等功能，文檔管理相關方可即時在線協作，大大提高文檔工作的效率。
強大的內容搜索功能，可一鍵查找所有SOP的標題和內容，實現查詢無死角。
隨時可審核和批準文件，不受工作地域的限制，還可用手機完成審批，縮短文件流轉時間，提高效率。
可隨時查看文件狀態，識別文件管理過程中的瓶頸和風險，提供趨勢預警并共享給團隊成員和合作伙伴。
內嵌AI翻譯工具，自動識別系統錄入數據進 行翻譯?？筛鶕到y選擇語言，支持中英文 雙語系統。
Akso DMS系統支持復雜的文件編號規則設置，甚至能夠通過配置實現文件編號字段和范圍的擴展，幫我們解決了與集團及其他分子公司之間文件編號難統一的問題，而且系統遵行ICH、美國FDA、歐盟EDQM和中國藥品監督管理局在GMP、GCP和GLP中對文件的管理規范，完全不用擔心文件合規和官方審計問題
通過運用Akso DMS文檔管理系統，我們不僅可以100%杜絕因人工疏忽導致的GMP文件風險，保障所有文件、檔案、記錄合規，而且通過消除紙質文件流通環節，提高了文件簽批和流轉的效率，給我們節約很大一筆成本。
我們有多個生產基地和研發中心，各場地的相關文件和信息有時無法及時分享傳遞，數據上形成“信息孤島”，對交互協作非常不利。但憑借Akso DMS系統，我們不僅將現有的GMP體系文檔、記錄更科學高效合規可控地管理起來，全面符合數據可靠性管理，讓我們GMP質量文檔記錄和數據可靠性管理有了質的提升！
應用Akso系統后，我們可以通過系統隨時隨地獲取文檔的最新有效版本，更加快速快捷，而且通過系統能讓員工遵循文件生命周期的審批流程，不僅提高了我們的工作效率，也進一步提升了我們員工的GMP合規意識！
作為新達QA經理，以前我的桌面長期放置非常多的等待審批簽字的文件，不僅混亂而且需要長期加班處理文件事務，經常出現差錯；自從應用Akso系統之后，這個問題得到徹底解決，系統以成熟先進的信息技術手段，更好地支持質量管理的合規性和數據完整性，業務流程完全依據GMP法規要求
